Corso di qualifica “ADDETTO ALLE ATTIVITÀ AMMINISTRATIVO-SEGRETARIALI”

L’Addetto amministrativo segretariale è una figura professionale con mansioni esecutive in grado di eseguire, anche con strumenti informatici, compiti legati alle attività di segreteria e di front office, relazionandosi con gli altri uffici del proprio contesto lavorativo e con l’esterno.

Utilizzando gli strumenti e le attrezzature di segreteria di uso corrente, si occupa in particolare di gestire i flussi informativi, utilizzare tecniche di comunicazione, elaborare e archiviare lettere commerciali, modulistica di segreteria e semplici documenti amministrativi. Cura funzioni di segreteria e di amministrazione del personale, fornisce supporto alle attività amministrative e contabili, redige documenti e si relaziona con clienti e fornitori anche in lingua straniera. A livello esecutivo, nel processo di amministrazione e gestione aziendale (impresa privata o anche ente pubblico) opera con autonomia e responsabilità limitate a ciò che prevedono le procedure e le metodiche della sua operatività.

Il corso forma quella figura professionale che si colloca prevalentemente in ambito pubblico ed in particolar modo nell’ambito delle amministrazioni scolastiche (personale ATA amministrativo tecnico ausiliare).

La necessità di formare la figura attraverso il corso nasce dal bisogno, da parte delle Amministrazioni Scolastiche, di ricorrere a personale sempre più qualificato.

La complessità e la continua trasformazione dei procedimenti amministrativi impongono la necessità di ricorrere ad un professionista che, rispondendo direttamente al Direttore dei Servizi generali ed amministrativi, gestisca e coordini, in maniera professionale e responsabile, una segreteria didattica o altre tipologie di uffici amministrativo-contabili.

Il corso di formazione professionale è riconosciuto ai sensi della legge. 845/78 art. 14 e valido per i concorsi pubblici per il personale ATA (assistente tecnico ausiliare).

ACQUISIZIONE, ARCHIVIAZIONE, ELABORAZIONE E REGISTRAZIONE DI DATI, DICHIARAZIONI, DOCUMENTI ED INFORMAZIONI – PACCHETTO OFFICE

• Archiviare, secondo le procedure previste e le indicazioni ricevute, i diversi documenti cartacei/elettronici in entrata ed uscita.
• Elaborare e registrare, con l’ausilio di strumenti elettronici e elettromeccanici, dati in entrata e uscita, secondo i format previsti.

GESTIONE DELLE COMUNICAZIONI E DELLA CORRISPONDENZA IN ENTRATA/ USCITA – APP PER LA POSTA ELETTRONICA

• Adottare modalità di comunicazione diretta per la gestione delle relazioni interne ed esterne al luogo di lavoro.
• Provvedere alla scrittura di lettere/mail commerciali utilizzando le modalità previste, lo specifico linguaggio commerciale e la terminologia di settore.
• Adottare modalità comunicative diverse, anche in relazione alla lingua da utilizzare, a seconda del destinatario della comunicazione.
• Organizzare archivi, cartacei ed elettronici, per la conservazione della corrispondenza aziendale.
• Realizzare anche con l’uso di software gestionali, le ordinarie attività di protocollazione della corrispondenza (cartacea e/o elettronica) e provvedere al successivo smistamento della stessa.
• Avvalersi con padronanza dei mezzi per la trasmissione e ricezione delle comunicazioni interne ed esterne all’ufficio (fax, mail, posta ordinaria, corrieri, telefono, ecc.).

TECNICHE  DI COMUNICAZIONE

• Nozioni base di programmazione neurolinguistica e analisi transazionale.
• I paradigmi della comunicazione.
• L’organizzazione aziendale e la comunicazione.
• Gestione dei conflitti.
• Modalità comunicative distinte in base alle tecniche, agli strumenti e ai contesti comunicativi.

Tale modulo ha l’obiettivo di fornire ai partecipanti gli strumenti pratici fondamentali della comunicazione interpersonale e aziendale per valutare la propria capacità comunicativa nei diversi ambiti della vita: privata e professionale e mettere in pratica tecniche e modalità per sviluppare una comunicazione efficace e persuasiva.

NOZIONI DI INGLESE COMMERCIALE

Breve presentazione di argomenti di interesse generale (General English) e un approfondimento specifico, con taglio pratico, di Inglese commerciale (Business English):

• Telefonate (Telephone calls).
• Scrivere email (Writing emails).
• Riunioni (Meetings).
• Teleconferenze e videoconferenze (Teleconferences and videoconferences).
• Presentazioni (strutturare una presentazione, varie fasi e l’uso di materiale visivo).
• Colloqui di lavoro (Job interviews).
• Descrivere problemi e trovare soluzioni (Describing problems and finding solutions).

SUPPORTO NELL’ ORGANIZZAZIONE DI RIUNIONI DI LAVORO, ASSEMBLEE, VIAGGI E TRASFERTE DEL PERSONALE

• Adottare le specifiche tecniche e modalità di comunicazione con i fornitori di beni e servizi per aziende.
• Provvedere alle prenotazioni di strutture ricettive per trasferte/viaggi di lavoro (ristoranti, hotel, titoli di viaggio, ecc.) della direzione e/o dipendenti, secondo le disposizioni ricevute.
• Preparare proposte di convenzione/accordi/sconti con le strutture ricettive/ristorative.
• Sistemare, secondo le indicazioni della direzione ed il contesto, gli ambienti di lavoro individuati per ospitare riunioni, conferenze stampa, ecc.

ASSISTENZA ALLA DIREZIONE NELLA GESTIONE ORGANIZZATIVA

• Utilizzare in modo adeguato e secondo le prescrizioni, le attrezzature e i macchinari da lavoro, le sostanze tossiche, i mezzi di movimentazione e trasporto e i dispositivi di sicurezza e quelli di protezione individuale.
• Operare applicando tecniche adeguate ad eseguire in condizioni di sicurezza le mansioni che richiedano l’uso prolungato del videoterminale.
• Contribuire a eliminare o ridurre emergenze o pericoli che possono verificarsi all’interno del contesto di lavoro.